Apesar de apresentar uma estrutura um pouco diferente do que uma reunião presencial, as reuniões realizadas via videoconferência possuem as mesmas regras e algumas outras. Conversamos com a consultora especialista em etiqueta e comportamento contemporâneo, Silmara Adad, sobre os principais cuidados que devem ser tomados durante uma videoconferência e todas as regras que um encontro assim exige.

1.Pontualidade e aparência

O tempo de todos vale muito. Cumprir horários significa comprometimento e profissionalismo. O profissional precisa estar sempre preparado e com sua imagem adequada. Roupas devem estar bem cuidadas e a higiene pessoal em dia.

2. Comunicação

Perguntar se todos o escutam bem e falar de maneira clara e objetiva para que todos os compreendam. Os aparelhos utilizados na videoconferência devem ser testados anteriormente para evitar surpresas. Imagem e som devem estar claras. O ambiente onde ocorrerá esta reunião deve estar em plenas condições, com cadeiras, mesas, ventilação, papéis, canetas e copos d’água. Ou seja, cuidados similares às demais reuniões.

3.Fuso Horário

Vale lembrar que um participante pode estar em outro país, portanto podem ocorrer horários diferentes. Certifique-se deste importante detalhe. Se o participante estiver numa suíte de hotel, por exemplo, esta deve estar organizada e o profissional com a aparência de horário de trabalho.

4.Opiniões diversas

Lembre-se que a pessoa educada deve respeitar a opinião dos demais, mesmo que não concorde. Evitar que todos falem ao mesmo tempo. Respeitar a vez de cada um expor sua opinião ajuda no entendimento, principalmente em videoconferências. Não é fácil agradar a todos. Por isso, agir com profissionalismo, respeito e objetividade é fundamental.

Estrutura do Deville

Para quem precisa realizar uma videoconferência, os Hotéis Deville estão preparados para receber reuniões e oferece parceria com empresas que possuem equipamentos de última geração para que tudo corra perfeitamente bem. Todos os Hotéis da linha Prime – Salvador, Porto Alegre, Campo Grande e Cuiabá – possuem salas com o cabeamento necessário para realizar videoconferências. Para reservar uma sala a agência ou o empresário deve contatar o departamento de eventos do Deville. “Estaremos prontos para oferecer o melhor serviço para a necessidade do nosso cliente”, afirma o gerente de operações dos Hotéis Deville José Mário Espíndola.




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