Já participou de uma reunião que poderia ter sido um e-mail? Saiba para quais momentos cada um é indicado

No mundo corporativo, não tem escapatória: diversos assuntos do dia a dia necessitam de uma troca de ideias entre diversas pessoas para se chegar a uma conclusão ou para tomar uma decisão importante. Entretanto, é preciso analisar bem cada caso para definir se o assunto em questão necessita de uma reunião ou se pode ser resolvido com uma troca de e-mails.

Afinal, parar as atividades de muitos profissionais ao mesmo tempo para chamá-los para uma reunião presencial pode não ter a alternativa mais produtiva. Em muitas situações, a presença de muitos não é tão necessária, e eles deixam de concluir tarefas mais urgentes para estar ali.

Por outro lado, uma conversa cara a cara pode ser a maneira mais eficiente e simples de resolver problemas de comunicação ou que já vêm se arrastando há algum tempo sem conclusões.

Mas afinal, é melhor mandar e-mail ou convocar uma reunião?

Cada caso deve ser analisado individualmente, levando em consideração a cultura da organização em que você trabalha. Em alguns lugares, é praticamente uma regra haver uma reunião mensal, quinzenal ou até mesmo semanal para tratar alguns assuntos pré-estabelecidos, e esse padrão funciona muito bem.

É hora de chamar uma reunião!

Via de regra, os assuntos mais importantes merecem uma reunião. A conversa presencial com pessoas que realmente precisam estar ali e têm o poder de tomar decisões é essencial para definir estratégias ou estabelecer diretrizes a médio e longo prazo.

Outra situação em que a reunião se faz necessária é no caso de um encontro inicial com clientes ou fornecedores, por exemplo. Neste caso, o contato presencial faz toda a diferença para que todos os envolvidos no projeto se conheçam e possam conduzir um trabalho mais alinhado e com mais tranquilidade.

Não seria melhor enviar um e-mail?

Em outras situações, porém, o correio eletrônico pode ser a alternativa mais eficaz. Quando o debate de ideias não é essencial – ou sequer desejado – um e-mail com todas as pessoas envolvidas copiadas pode já resolver a questão. É o caso de comunicados ou decisões já tomadas que devem ser apenas comunicadas aos profissionais, sem a necessidade de se discutir o tema.

Optando pelo e-mail, você tem a certeza de que todos os envolvidos receberam a mesma mensagem, diminuindo os riscos de dupla interpretação. A questão do tempo também é importante, já que cada profissional pode abrir e ler o e-mail quando puder. Além disso, não há a necessidade de juntar todas as pessoas ao mesmo tempo em um mesmo lugar, permitindo que cada um mantenha suas atividades normalmente.

E se a equipe não estiver toda na mesma cidade?

Além da reunião presencial e da mensagem por e-mail, é necessário ressaltar que existe a possibilidade de fazer chamadas por vídeo, também conhecidas como calls. Este é um ótimo recurso quando o assunto é importante o suficiente para render uma reunião, mas as pessoas envolvidas não podem estar ao mesmo tempo no mesmo lugar.

Lembrando que as calls dependem de uma boa conexão de internet para serem eficientes; do contrário, fica impossível compreender de maneira satisfatória o que as pessoas do outro lado estão querendo dizer. O número de participantes também deve ser considerado: não é proveitoso ter muitas pessoas falando durante a chamada de vídeo dadas as dificuldades de entendimento. Neste caso, o ideal é contar com as pessoas-chaves na call para discutir pautas específicas e já pré-aprovadas, para não alongar a conversa.

E aí, gostou das nossas dicas? Ressaltamos que nossas orientações podem variar de acordo com os hábitos e a estrutura das empresas. De qualquer forma, vale a pena discutir brevemente entre os envolvidos para decidir a melhor maneira de resolver uma questão.




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