Definir o tipo de evento é o primeiro passo para não errar na forma de convidar os participantes
Com a tecnologia, ficou muito mais fácil convidar pessoas para uma confraternização, não é mesmo? Basta criar uma lista de transmissão no WhatsApp, fazer um evento no Facebook ou mandar um e-mail, certo? Errado!
Embora o contato com o público-alvo seja muito mais rápido, nem sempre utilizar a tecnologia nesses casos será algo benéfico. Entender o tipo e o nível de seu evento é primordial para saber a melhor forma de convidar os participantes.
Prepare-se para convidar corretamente!
Existem eventos informais, formais, internos, com patrocinadores, apoiadores, clientes, aberto à imprensa e tantos outros tipos que interferem diretamente no tipo de convite que deve ser enviado. Saber escolher entre e-mail, carta ou telefone, por exemplo, é extremamente importante!
Quando mandar carta?
A carta ou convite impresso, por exemplo, pode ser enviado quando o evento tem um caráter mais formal, marcando uma data importante ou alguma comemoração que envolva clientes, parceiros, patrocinadores e apoiadores.
Dificilmente essas pessoas darão valor a um e-mail ou telefone. A carta possui um tom mais sério e passa a sensação de proximidade e importância para quem está recebendo.
Elas devem ser enviadas geralmente entre 15 e 10 dias de antecedência. Caso o evento possua uma roupa específica, por exemplo, vale a pena deixar bem destacado no convite.
É hora de mandar e-mail?
Você pode utilizar o e-mail como forma de convite em eventos mais informais. Caso sua empresa esteja organizando uma comemoração de início de ano ou após bater algumas metas, o e-mail é uma ótima maneira de evitar o gasto desnecessário com papel e ainda manter a comunicação interna em pleno funcionamento.
Vale a dica para que o e-mail seja mandado com 30 dias de antecedência e relembrado na semana da comemoração. Além disso, criar um convite na agenda da empresa, por exemplo, ajuda os funcionários a não esquecerem da data e não marcarem nada nesse mesmo dia.
E o telefone?
Procure evitar os convites feitos por telefone! Com a correria que vivemos nos dias de hoje, a ligação pode acabar perdendo o efeito de marcar um compromisso, pois não haverá registros de dia, data, hora, local e motivo que o convidado poderá olhar no momento em que sentir dúvidas sobre o evento.
Porém, ele pode ser utilizado em dois momentos. O primeiro deles é para confirmar o recebimento do convite enviado por carta e o segundo é para solicitar a confirmação da participação ou não do evento. Procure realizar a última etapa com 5 dias de antecedência.
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