Uma das grandes responsabilidades da rotina dos gestores de qualquer tipo de empresa é preparar-se bem para uma reunião. Mas, afinal, por onde começar?

Horário, local, pessoas necessárias e assunto relevante. Essas são as primeiras informações que você precisa ter para que a reunião atenda ao que é esperado e obtenha os resultados desejados.

Quando não há um planejamento próprio para determinada reunião, a perda de tempo é certa e isso resulta na improdutividade de todo o time. Por conta disso, muito além de marcar o horário, local e convidar as pessoas, é preciso se preparar adequadamente para reuniões.

Dicas para preparar uma reunião

Queremos te ajudar a aproveitar melhor o tempo de sua reunião e, por isso, separamos algumas dicas importantes para aplicar no dia a dia.

Defina uma pauta

É fundamental definir quais serão os temas abordados na reunião. Isso ajuda a tornar o diálogo mais assertivo, direto e eficiente. Além disso, é muito interessante apresentar essa pauta no momento de convidar os participantes dessa reunião.

Quando você apresenta o que será discutido na reunião no momento de enviar o convite, os colaboradores poderão se preparar melhor para aquilo e contribuir com sugestões, opiniões, conhecimentos e feedbacks mais certeiros.

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Atente-se aos convidados

Para que sua reunião funcione de forma adequada, chame apenas aqueles que realmente devem estar ali. Ao escolher as pessoas erradas ou convidar quem não tem nada a ver com o assunto que será discutido, o bom andamento da reunião é diretamente afetado.

Por conta disso, saber escolher as peças-chave para esse momento é muito importante para que a reunião cumpra o seu propósito.

Não perca o foco!

A falta de objetividade é um dos maiores erros durante o encontro para uma reunião. Quando os profissionais perdem o foco e desviam o assunto para qualquer outra coisa, menos o que precisa ser discutido, o tempo estará sendo jogado fora.

Por conta disso, é preciso manter o controle do grupo e cortar qualquer tentativa de desviar dos assuntos que não estão em pauta.

O tempo é importante demais!

Não há o menor sentido em realizar uma reunião que leve mais que uma hora. Pesquisas indicam que o tempo que conseguimos de atenção durante uma reunião é de exatamente uma hora. Quando extrapolamos esse tempo, tudo fica muito cansativo e pouco produtivo.

Dessa forma, definir um tempo de duração e respeitá-lo é essencial para que todos trabalhem com objetividade, foquem somente na pauta e tomem as devidas decisões que precisam. Gerenciar esse tempo é muito importante, fique atento!

Não esqueça da ata!

Durante a reunião, é muito importante ter alguém dedicado para fazer a ata. Ela serve como um relatório de tudo que foi tratado, discutido e decidido no encontro. Além disso, ela pode ser um comprovante do encontro e serve como fonte de consulta para futuras dúvidas ou para aqueles que, por ventura, não puderam estar presentes.

Agora que você já sabe o que fazer para preparar uma reunião e deixá-la mais produtiva, não deixe de colocar tudo em prática em seus próximos compromissos. E, se precisar de um lugar próprio para fazer sua reunião ou evento com todo conforto, conheça a facilidade do Web Eventos do Deville. 




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