Atualmente, os profissionais têm de lidar com uma grande gama de informações, várias tarefas diárias e cada vez menos tempo para executá-las. De acordo com Sílvio Celestino, sócio-fundador da Alliance Coaching, a principal consequência de uma má administração de prazos é a incerteza de resultados duradouros. “Não é difícil conseguir resultados de curto prazo de forma sucessiva. Mas, se desejar resultados de longo prazo e duradouros, a empresa precisa de uma excelente gestão de prazos. Para os colaboradores, a má gestão ocasiona excesso de trabalho, retrabalho e esgotamento. No longo prazo, desmotivação e elevada rotatividade. Má administração de prazos é um péssimo negócio”, pontua Celestino. O líder tem papel importante na distribuição de atividades. “Os líderes devem fomentar e estimular as técnicas de gestão de tempo e devem acompanhar a carga de trabalho de seus colaboradores. Há uma diferença abismal entre delegar e ‘delargar’. Os líderes colaboram muito quando estão mais próximos à sua equipe e sabem como todos se organizam e avançam em seus trabalhos. Bons líderes buscam não interromper seus colaboradores para ‘encaixar’ outras demandas. Eles prezam para que os colaboradores terminem uma atividade sem interrupções”, explica Fernando Monteiro, autor do blog Gestão de Tempo. Organização de demandas Dentro desse cenário, como lidar com todas as demandas? Para Monteiro, não há uma solução mágica, mas o que ajuda é criar um processo de revisão da lista de tarefas, a sua priorização e a gestão de prazos e expectativas. “Com isso, fica mais fácil gerenciar melhor o que deve ser feito, em qual ordem e com que esforço. A disciplina nesse processo também traz uma visão do volume do que se tem a fazer, fornecendo insumos para avaliar e negociar prazos de novas demandas”, afirma. Celestino lista algumas dicas que podem ajudar na hora de organizar as tarefas: Em primeiro lugar, é preciso colocar todas as tarefas na agenda. Normalmente, as pessoas colocam os eventos (como reuniões e apresentações) e se esquecem de colocar na agenda os momentos nos quais estarão preparando suas participações nesses eventos. A pessoa deve considerar um tempo após esses eventos para despachar tudo o que for definido na reunião. Ou seja, fazer as ligações necessárias, marcar novas reuniões e anotar ações que não podem ser realizadas ou colocadas na agenda logo após o evento. O profissional deve ter um tempo diário definido para planejar as tarefas. Ou seja, ao menos 30 minutos diários para rever o plano do dia seguinte. Olhar as anotações feitas ao longo do dia e fazer ações ou colocar na agenda quando o fará. Por último, mas não menos importante, a pessoa não deve planejar mais do que 70% de seu tempo. Isso porque se ela tiver agenda para o dia todo, os imprevistos irão ocorrer e ela não terá como lidar com eles. Como estabelecer prioridades? Segundo Celestino, o método mais recomendado é definir as prioridades pelos critérios de urgência e importância combinados. Deste modo, um evento pode assumir as seguintes prioridades: Eventos importantes e urgentes. Nesse campo, da eficácia, é onde ocorrem os eventos que devem ser resolvidos imediatamente, não há tempo a perder. São geralmente estabelecidos pelo chefe direto ou por emergências. Um bom gerente é eficaz e, portanto, sabe lidar com eventos importantes e urgentes. Eventos importantes e que não são urgentes. Nesse campo, da eficiência, é onde estão os eventos que são prioritários para ser colocados na agenda. Quanto mais o profissional dá prioridades ao que é importante e que não é urgente, mais ele minimiza a chance de ocorrer “incêndios” que ele terá de apagar. Eventos urgentes e que não são importantes. Esse é o campo da armadilha. São aquelas reuniões para as quais você é chamado, ninguém lhe pergunta nada e o assunto poderia ser facilmente resolvido por e-mail. Muitos profissionais criam urgências para chamar a atenção e demonstrar que são importantes. Saiba identificá-los e seja firme ao dizer não a essas demandas. Eventos que não são urgentes, nem importantes. Esse é o campo da inutilidade. Em geral, pessoas submetidas a eventos urgentes, importantes ou não, por tempo indeterminado ficam cansadas e, para ganhar energia, fazem coisas inúteis.




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