Reuniões podem facilmente se tornar grandes perdas de tempo. Saiba como evitar que isso aconteça

Quem nunca esteve em uma reunião inútil, não é mesmo? Apesar de importantes, reuniões muitas vezes podem se tornar grandes perdas de tempo. Um estudo feito nos EUA no fim da década de 90 observou que 50% do tempo das reuniões é tempo perdido. Considerando a quantidade de reuniões que a vida moderna nos impõe, esse é um tempo muito grande, que poderia ser usado de forma muito mais produtiva e sem desgastar tanto. 

Quer fazer reuniões mais produtivas, sem perda de tempo? Então fique atento a essas dicas:

Defina uma pauta

Parece óbvio, mas grande parte do tempo perdido em uma reunião é causada pela falta de uma pauta definida. Sem um roteiro para seguir, as discussões tendem a se dispersar e muito tempo é perdido sem que se atinja o objetivo. As pessoas precisam saber por que razão estão reunidas e quais são os objetivos do encontro.

Deixe as coisas claras

Além de saber por que estão reunidas, as pessoas também precisam saber o que se espera delas durante a reunião. Definir papéis e objetivos da forma mais clara possível poupa tempo e garante que a reunião está no caminho certo para atingir seus objetivos. Sem saber o que fazer, as pessoas tendem a acreditar que aquele encontro está sendo tempo perdido e podem perder o foco.

Seja criativo

Um dos grandes problemas de reuniões tradicionais pode ser o tempo que o grupo passa ao redor de uma mesa. Por isso, alguns executivos pensam em ideias diferentes de composição de suas reuniões. Uma delas são os famosos walking meets, ou reuniões andantes, em tradução livre. Estudos já mostraram que pessoas que participam de reuniões que acontecem durante caminhadas têm sua criatividade estimulada, o que pode ser bastante útil para reuniões que precisam resolver problemas.

Chame somente as pessoas necessárias

É comum que algumas reuniões pareçam perda de tempo para algumas pessoas, mas sejam extremamente produtivas para outras. Isso acontece quando pessoas que não precisariam estar lá são convidadas por alguma razão. Checar mais de uma vez a lista de convidados é um passo importante para verificar se todas as pessoas importantes para aquele encontro estarão presentes, e também para ver se alguém que não precisaria estar lá foi convidado.

Seguindo estas dicas simples, suas reuniões certamente serão mais objetivas, úteis e produtivas, evitando que tempo que poderia ser utilizado de maneiras melhores por toda a empresa seja perdido.




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