A grande quantidade de trabalho a ser realizada em um período curto de tempo é um desafio para muitos profissionais. Precisa-se trabalhar intensamente para não sair do cronograma e alcançar a meta no fim da semana ou do mês. Então como administrar o tempo disponível? Quem responde a essas questões é Christian Barbosa, o maior especialista em administração de tempo e produtividade no Brasil. Ele é CEO da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria em produtividade, colaboração e administração do tempo. Apesar de a opinião geral dos profissionais ser de que faltam horas no seu dia para conseguirem executar todos os afazeres, Barbosa afirma que a questão não é a quantidade de horas disponíveis, mas sim como se faz uso delas Barbosa enumera alguns pontos para melhorar a administração do tempo: – Anotar as prioridades e afazeres; – Sincronizar as agendas; – Anotar as atividades extras que alguém pediu e o profissional aceitou realizar; – Planejar o dia com antecedência mínima de três dias; – Não fazer a primeira atividade que aparecer, dando, dessa forma, valor ao dia de trabalho; – Fazer primeiro o que é urgente e não somente importante; – Priorizar a si mesmo na agenda; – Saber dizer não. “Você deve começar com a prioridade da lista e enquanto estiver realizando-a, deixe o e-mail e o navegador fechados. Concentre-se totalmente no que está fazendo. Só quando terminar você deve ir para a caixa de e-mail, Internet etc.”, ensina. Para Barbosa, a partir do momento que o profissional consegue administrar bem a caixa de e-mails, ele aumenta a produtividade e foca no que é realmente importante. “Ele precisa aprender a reduzir o tempo que gasta com as mensagens. Se for urgente de verdade, as pessoas vão ligar”, diz. Por isso, é de grande ajuda checá-la somente a cada duas horas. Se ela ficar aberta a todo o momento, o tempo dispensado ali aumenta. Consequentemente, aumenta também o nível de estresse e a pessoa acaba fazendo muitas tarefas ao mesmo tempo. Se o que é preciso escrever no e-mail é longo, o mais correto é falar pessoalmente ou telefonar. Não perca tempo escrevendo. Colocar em prática todos esses pontos não é fácil e exige disciplina, diz o especialista, mas é recompensador. “Você aprende não a controlar o tempo, mas a sua ansiedade e atenção. É gerenciando que você se torna o senhor do seu tempo e não o escravo dele”, incentiva Barbosa.




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