Seja com clientes ou internas, uma reunião precisa ser otimizada e produtiva. Que tal algumas dicas?

No mundo corporativo, é preciso saber como preparar uma reunião, tanto para clientes quanto para funcionários. Ela precisa ser clara, eficiente e ágil, visando que o conteúdo necessário seja passado sem atrapalhar a dinâmica da rotina diária.

Esse preparo é muito importante para evitar que os clientes percam muito tempo para algo simples e que os funcionários participem com o intuito de deixá-la produtiva e não apenas por obrigação.

Que tal aprender algumas dicas?

  1. Pergunte-se: a reunião é necessária?

Você já deve ter participado de reuniões que poderiam ser evitadas com um simples e-mail ou uma conversa informal, não é mesmo? Esses casos são ainda mais comuns se a reunião for semanal, pois a tendência é que ela entre em piloto automático e não seja nada produtiva.

Por isso, antes de marcar qualquer tipo de reunião, faça algumas perguntas para si mesmo: por quê? Qual a finalidade? Quais os objetivos? Posso resolver isso de outra forma? A partir dessas perguntas, você pode resolver a primeira questão dos problemas das reuniões, ou seja, evitá-las se forem desnecessárias.

  1. Atente-se aos participantes

A pior maneira de começar uma reunião é convidando participantes que não estão necessariamente envolvidos com o projeto. Se determinado funcionário não for necessário naquela reunião, não há necessidade de tirá-lo do seu ambiente de trabalho, pois ele não será produtivo em nenhum dos dois ambientes.

É importante certificar-se de que as pessoas presentes sejam peças-chave para que a reunião seja rápida e eficiente. Além disso, é preciso estabelecer funções e delimitar tempo para cada um, assim ela tende a demorar menos e as pessoas, a contribuírem apenas naquilo que efetivamente podem ajudar.

  1. O local é muito importante

Não há nada pior do que você chegar em uma reunião e não ter lugar para sentar ou o local for desconfortável. Por isso, é preciso levar em conta o tamanho, a localização, a mobília, a iluminação, a ventilação, o acesso e o nível de ruído do ambiente. Tudo isso pode influenciar diretamente com a qualidade e a produtividade da reunião.

Se a reunião for com um cliente, por exemplo, é importante certificar-se de que todos terão uma visão adequada de quem está fazendo a apresentação e que todos possam também se ver, por isso, a sala em U é uma boa opção.

Porém, se a reunião for com funcionários, é interessante que ela seja mais criativa, com algumas coisas como jogos e quebra-cabeças para ajudar na inspiração e no pensamento lúdico da criatividade, quando for o caso.  

  1. Tenha uma pauta!

O grande ápice de preparar uma reunião ágil e produtiva é a criação de uma pauta. Isso não significa enumerar uma lista de assuntos, mas sim definir objetivos que serão necessários para serem abordados em cada temática. Dessa forma, você terá a certeza de abordar todos os assuntos importantes e que todos os objetivos serão cumpridos.

Ordene a pauta por meio das principais prioridades, estabeleça graus de urgência e uma prévia do tempo que será preciso para realizar cada tarefa. Os tópicos devem ser claros e objetivos, indicando uma ação. Temas vagos ou enganosos só geram confusão.

Nossa dica extra é para que as reuniões não levem mais que uma hora, uma hora e meia, pois é muito difícil que as pessoas foquem total atenção após esse tempo. Dessa forma, a reunião torna-se mais produtiva e os objetivos são cumpridos.




Veja também

Como escrever um e-mail corporativo?

5 ótimos passeios bate e volta saindo de Curitiba

Reserva online